職場英文 Email 必備 10 個句型，讓你寫信不再卡關
為什麼英文 Email 讓人卡關？
在國際化的職場環境中，英文 Email 幾乎是每天都逃不掉的任務。但很多人在寫英文信的時候，會花上大量時間查字典、確認文法、反覆修改，最後還是不確定自己寫的是不是道地的表達方式。
其實，職場英文 Email 有它固定的語境和慣用句型。只要掌握這些高頻結構，你就能快速組合出專業、清楚的信件，不再每次都從零開始。
以下整理出 10 個最常用的商務 Email 句型，按照信件結構分成開頭、中段和結尾三大類。
開頭句型（問候與開場）
好的開頭讓對方知道你是誰、這封信的目的是什麼，同時維持友善的語氣。
句型 1：I hope this email finds you well. （希望你一切都好。）
這是最經典的商務問候句，適合在不熟悉的對象或正式往來時使用。如果你和對方已經有一定熟悉度，可以稍微口語化地說 "I hope you're doing well."
句型 2：I am writing to follow up on… （我寫信是想追蹤/確認……）
適合用在上次開會或溝通後的後續追蹤，讓對方馬上知道這封信的脈絡。例如：I am writing to follow up on our meeting last Tuesday regarding the Q3 report.
句型 3：I wanted to reach out regarding… （我想聯繫你，關於……）
比較柔和、自然的開頭，適合主動發起聯繫或提出請求的情境。例如：I wanted to reach out regarding the upcoming product launch timeline.
中段句型（提案、回覆、確認、追蹤）
這個部分是信件的核心，需要把你的想法說清楚、請求表達明確。
句型 4：Could you please…? （可以請你……嗎？）
最萬用的禮貌請求句型。在英文商務信件中，直接說 "Please do X" 有時候聽起來太命令式，加上 "Could you please" 可以讓語氣更柔和、更專業。例如：Could you please send me the latest version of the contract?
句型 5：I would appreciate it if you could… （如果你能……，我會很感謝。）
比 "Could you please" 更正式、更有禮貌的版本，適合向上級或重要客戶提出請求。例如：I would appreciate it if you could review the proposal by Friday.
句型 6：Please find attached… （請見附件……）
每次寄附件都用得到的句型。比直接說 "I attached X" 更為正式道地。例如：Please find attached the revised budget report for your review.
句型 7：I would like to propose / suggest that… （我想提議……）
在會議前、討論方案時非常好用。清楚表達你的立場，同時保持開放的語氣。例如：I would like to suggest that we schedule a brief call to align on the next steps.
結尾句型（禮貌收尾與期待回覆）
好的結尾讓對方知道你期待什麼回應，也為整封信畫下完整的句點。
句型 8：Please let me know if you have any questions. （如果你有任何問題，請隨時告訴我。）
幾乎每封商務 Email 都可以用的收尾句，表示你樂於繼續溝通、解答疑問。
句型 9：I look forward to hearing from you. （期待你的回覆。）
正式且常見的期待回覆說法。如果想更具體，可以說 "I look forward to hearing from you by [date]."，讓對方知道你希望什麼時候收到回音。
句型 10：Thank you for your time and consideration. （感謝你的時間與考量。）
用在信件最後、名字簽名之前，表達謝意，整體給人謙遜、專業的印象。特別適合在提出請求、申請機會之後使用。
學語言，還是要在真實情境中練習
句型記下來只是第一步。真正讓你能夠流暢運用這些表達方式的，是在真實的溝通情境中反覆使用它們。
如果你的工作需要大量英文溝通，建議你找一位商業英文外師，針對你的工作情境進行客製化練習——從模擬會議對話到審閱你的 Email 草稿，都是快速提升職場英文能力的有效方式。